Zukunftswerkstatt 2023 bei der e-dox AG

Zukunftswerkstatt 2023 bei der e-dox AG: Wie wir unsere digitale Arbeitswelt für euch verbessern

Wir sind ja mehr als ein Dienstleister rund um das Digitalisieren und Drucken oder halt Nicht-Drucken von Dokumenten ;-). Die e-dox AG ist ein Partner, der euch mit Werkzeugen und Fähigkeiten ausstattet, um eure digitale Arbeitswelt effektiver zu gestalten. Doch wie gestalten wir unsere eigene digitale Arbeitswelt?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir im März eine Zukunftswerkstatt durchgeführt. Die Zukunftswerkstatt ist eine Methode, die uns hilft, unsere Phantasie anzuregen, um mit neuen Ideen Lösungen für unsere internen und externen Herausforderungen zu finden. An dieser Stelle könnt ihr auch gerne den Artikel zu der komplett digitalen Zukunftswerskstatt in 2021 werfen und vielleicht den zentralen Artikel im Vorjahr zu Digitalisierung und New Work. Die Themen der Zukunftswerkstatt wurden von allen Menschen im Unternehmen beigetragen und orientierten sich an den Bedürfnissen und Wünschen unserer Kunden. Einfach um auch für uns Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu generieren und natürlich mit dem Hintergrund was wir alle bei der e-dox AG auch wirklich, wirklich wollen (frei nach New Work und Frithjof Bergmann).

2 Tage voller Erkenntnisse und Inspiration

An zwei Tagen haben wir uns in Leipzig getroffen, um gemeinsam über unsere Zukunft zu diskutieren. Dabei haben wir uns nicht nur informiert, sondern auch aktiv mitgestaltet. Wir haben unsere Erfahrungen und Meinungen ausgetauscht, neue Perspektiven gewonnen und konkrete Pläne geschmiedet. Wir haben uns unter anderem folgenden Themen gewidmet:

• Wie können wir mehr Zeit für den Vertrieb generieren? Wir haben gelernt, wie wir unsere Vertriebszeit optimieren können, indem wir nervige Aufgaben automatisieren und digitalisieren. Wir haben uns über digitale Dienste wie M-Files ausgetauscht, die wir ja schon im Einsatz haben, die uns helfen können, Dokumente schneller zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. Wir haben uns auch über die Möglichkeiten von Xerox Workplace Suite ausgetauscht, die uns auch auf der Hardware-Seite ein paar Verbesserungen bringen kann. Und natürlich haben wir uns auch ausgetauscht wie wir uns gegenseitig Arbeit abnehmen können um uns da zu verbessern.
• Wie können wir MPS (Managed Print Services) für die Zukunft gestalten? Wir haben uns über die neuesten Trends und Möglichkeiten im Bereich MPS ausgetauscht, um unseren Kunden noch bessere Lösungen anzubieten. Besonders wichtig ist uns da noch weiter zu unterstreichen das wir auch heterogene Druckerlandschaften betreuen können und für einen Überblick und vor allem für Nachhaltigkeit sorgen können. Gerade da ergeben sich Spar- sowie Gewinnpotenziale wenn man die Dokumentenlandschaft im Blick hat.  Wir haben uns über die Vorteile von Xerox ConnectKey Technologie informiert, die unsere Drucker zu smarten Arbeitsassistenten macht. Wir haben uns auch über die Herausforderungen von Nachhaltigkeit und Datenschutz unterhalten, die wir mit MPS angehen können.
• Wie können wir M-Files (Dokumentenmanagement für Dienstleister und im Bau-/Projektbereich) und Parashift nutzen, um unsere Dokumentenprozesse zu verbessern? Wir haben erfahren, wie M-Files und Parashift unsere Qualität und Effizienz steigern können, indem sie Dokumente intelligent verwalten und verarbeiten. Wir haben gesehen, wie M-Files uns eine einheitliche Plattform für alle Informationen bietet, die wir nach Inhalt statt nach Ort finden können. Wir haben auch gesehen, wie Parashift uns eine automatisierte Dokumentenerfassung bietet, die uns Zeit und Kosten spart.
• Wie können wir besser dokumentieren, um Fehler zu vermeiden, Arbeiten schneller erledigen zu können und generell Abläufe und Prozesse zu professionalisieren und digitalisieren? Hier lag die Lösung in einem Produkt, welches wir schon eine Weile nutzen. Hubspot. Leider bekommen wir dort keine Start-Up-Konditionen, aber wir haben über die kostenfreie Version nachgedacht und konkret ausgemalt an welchen Stellen wir wie agieren möchten. Dadurch, dass Hubspot schon im Vertrieb und Marketing im Einsatz ist, wollten wir gerne die gewonnenen Erkenntnisse weiter teilen und in alle Bereiche einfließen lassen. Dazu haben wir einen Testballon für alle gestartet wo wir weiter evaluieren, wie wir dokumentieren.
• Wie können wir unsere Webseite weiter verbessern? In zwei Teilen haben wir ein Brainstorming zur e-dox Webseite durchgeführt. Dabei haben wir viele Vorschläge für die Gestaltung und Inhalte der Webseite gesammelt, um die Stimme der Kunden stärker hervorzuheben und ein Netzwerk aus tollen, agilen Unternehmen zu schaffen. Wir haben uns über unsere Ziele und Werte ausgetauscht, um sie klarer zu kommunizieren. Wir haben uns auch über unsere Leistungen und Referenzen unterhalten, um sie attraktiver zu präsentieren. Auch hier freuen wir uns auf den direkten Austausch und Feedback.
• Wie können wir unsere Kommunikation verbessern? Wir haben uns über die Bedeutung von authentischer und klarer Kommunikation ausgetauscht, um unsere Rolle als Architekten digitaler Arbeitswelten besser zu vermitteln. Dabei haben wir erkannt, dass wir sowohl im Bereich Drucker und MPS als auch im Bereich Digitalisierung und Software viel zu bieten haben und dies auch so kommunizieren. Folgt uns da gerne auch auf LinkedIn, wo wir jede Woche berichten was so passiert. Mit Mehrwert. Für euch!
• Wie schaffen wir es auch mit unseren beiden Menschen in Magdeburg alle Leistungen anzubieten und eine Sprache zu sprechen? Wir haben uns über die Herausforderungen und Chancen des Standorts Magdeburg informiert, der weiter mit der e-dox AG verschmilzt. So möchten wir die Stärken beider Unternehmen nach vorne bringen.

Die Zukunftswerkstatt 2023 war für uns ein Erfolg, aber vor allem erstmal eine Startrampe, um eben festzulegen und herauszufinden was an welcher Stelle zu tun ist. Motiviert und begeistert haben wir gleich losgelegt. Manche Punkte sofort abgehakt und einige in Sprints auf unser Board genommen. Wir haben also nicht nur neue Ideen entwickelt, sondern auch gleich einen Aktionsplan erstellt und regelmäßige Meetings vereinbart. Wir arbeiten bereits an allen Umsetzungen und Verbesserungen, um noch mehr Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen. Spaß und gemeinsame Aufgaben haben so ganz selbstverständlich unsere Zusammenarbeit gestärkt. Die Zukunftswerkstatt 2023 hat gezeigt, wie wir unsere digitale Arbeitswelt aktiv gestalten – für euch und mit euch.