Digitales Vertragsmanagement mit unserem Marcus Drabsch

Wir haben gezeigt, wie man Verträge digital verwaltet und so sicher geht, dass Vereinbarungen und Termine eingehalten werden. Hier das Webinar anschauen:

Eine Geschichte zum digitalen Vertragsmanagement und 3 Fragen als Leitfaden

Die Digitalisierung der Vertragsverwaltung muss nicht teuer sein. Ob man Vertragsverwaltungsprozesse automatisieren sollte ist eine wichtige Frage. Verträge sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Sie wirken sich auf alle Ebenen der Organisation und auf eine große Zahl der täglichen Aktivitäten aus. In der Zeit vor und nach der Unterzeichnung werden Verträge häufig sowohl elektronisch als auch in Papierform gespeichert. Außerdem verteilen sich Vertragsparteien oft auf mehrere Abteilungen, zum Beispiel: Rechtsabteilung, Beschaffung, Vertrieb, Buchhaltung usw. Diese speichern jeweils ihre eigene Kopie des Vertrags, was zu unterschiedlichen Versionen führt.

Weitere Schwierigkeiten entstehen, wenn man den Überblick über Fristen und allgemeine Vertragsbedingungen behalten möchte. Versäumnisse führen zu verpassten oder unerwünschten Verlängerungen, übermäßigen Ausgaben und anderen unerwünschten Ergebnissen. Diese Probleme veranlassen Unternehmen dazu, nach Softwarelösungen für ein digitales Vertragsmanagement zu suchen.

Ob Bedarf an einer Automatisierung  und Digitalisierung der Vertragsverwaltung besteht, kann man sich am besten mit drei Fragen als Leitfaden erarbeiten.

  • Werden Verträge nicht gleich auf Anhieb gefunden?

In der jungen Vergangenheit wurden Verträge oft in Papierform aufbewahrt und über Tabellenkalkulationen verwaltet, um wichtige Fristen und Meilensteine zu verfolgen. Noch immer besteht somit eine Kombination aus Papier und in Netzwerkordnern gespeicherten Versionen. Diese Mehrfachspeicherung kann für die Vertragsverwaltung zuständigen Personen problematisch sein. Wie findet man schnell alle Verträge, die im Juli auslaufen, oder die Verträge der letzten zehn Jahre mit einem bestimmten Anbieter?

In unserer datenzentrierten Welt ist es wichtig, über Systeme zu verfügen, die Verträge auf der Grundlage ihrer Rolle und Funktion darstellen können. Metadaten spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie einem Vertrag Informationen hinzufügen, wie z. B. die Vertragsparteien, die Fristen, das Datum des Inkrafttretens, die betroffenen Dienstleistungen oder Produkte usw. Alle diese Metadatenwerte können als Suchkriterien verwendet werden, um Verträge zu suchen, zu filtern und zu präsentieren. Kurz gesagt, werden Verträge auf der Grundlage gesucht, WAS sie sind (Identifizierungskriterien), und nicht auf der Grundlage WO (in welchem Ordner) diese gespeichert sind.

  • Ist der Prozess für einen Vertrag im Unternehmen detailliert genug festgehalten?

Diese Frage ist einfach. Wenn die Antwort „E-Mails, Posteingang und/oder Drucker“ sein sollte, ist es anzuraten die Einführung einer Lösung zur Automatisierung der Vertragsverwaltung zu starten. Papiere gehen verloren oder landen im falschen Archiv, E-Mails werden übersehen oder ignoriert. Mit einer Lösung wie M-Files, die den Prozess der Vertragsprüfung und -genehmigung automatisiert, können Unternehmen ihre Vertragsakten viel genauer und effizienter verwalten. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen die Akten prüfen und genehmigen und dass keine Vertragsfristen, Meilensteine und Termine verpasst werden. Hier führt Effizienz zur Einhaltung der Preise, so dass keine unzulässigen Tarife genehmigt werden (Einsparungen) und eine Verringerung der Verhandlungs- und Unterzeichnungszeiten (Zeitgewinn) sowie der Transaktionskosten.

  • Sind Verträge nach Status transparent und GOBD konform dokumentiert?

Eine Unsicherheit bei der Beantwortung dieser Frage ist berechtigt. Oftmals verlässt sich die Belegschaft wahrscheinlich wie viele andere Unternehmen auf eine Kombination aus E-Mails, dem Gedächtnis des Vertragsmanagers, Papierkram und einigen Daten aus dem ERP-System. Lösungen wie M-Files, die sich nahtlos in andere zentrale Geschäftssysteme integrieren lassen, gehen dieses Problem frontal an. Problemlos kann man so auf Daten aus verschiedenen Systemen zugreifen und muss sich keine Gedanken über doppelte Dateien und die Erstellung mehrerer Versionen machen. Ein geeignetes digitales Vertragsmanagement konsolidiert wichtige Daten, die in verschiedenen Systemen und Speicherorten gesichert sind. Dies auch immer in einem einfach zu verarbeitenden Format, das für die Berichterstattung geeignet ist.

Ist digitales Vertragsmanagement auch etwas für unser Unternehmen?

Wenn die hier genannten Situationen auch bei euch auftreten, schaut gerne noch einmal das Video oder falls ihr das getan habt, dann kontaktiert uns. Wir haben mit M-Files eine benutzerfreundliche, sofort einsatzbereite Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung der Vertragsprozesse und des Risikomanagements gebaut.

Mehr über die Automatisierung/Digitalisierung des Vertragsmanagements erfahren?

Published On: Mai 31, 2022Categories: Veranstaltungen, Tipps

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