MPS für KMUs – auf die Bedürfnisse kommt es an!

MPS für KMUs – auf die Bedürfnisse kommt es an!

Der Markt der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist zur primären Zielgruppe für Managed Print Service (MPS) Dienstleister geworden. Das Drucken ist und bleibt eine kritische Geschäftsaufgabe für die meisten KMUs, denn die wenigsten haben einen Überblick über die Komplexität Ihrer Dokumenteninfrastruktur. Dies resultiert daraus, dass die meisten KMUs einen nur limitierten Einblick in die Kosten des Druckens und seine verwandten Prozesse haben.

Gleichzeitig zeigen Studien auf, dass mehr als 75% der KMUs keinen Managed Print Service-Vertrag abgeschlossen haben.
Anhand dessen wird deutlich, dass Managed Print Services für KMUs zunehmend wichtiger werden. Dennoch gibt es weitere wichtige Aspekte als die eben Genannten zu beachten.

Neben diversen Erfolgsgeschichten des MPS im KMU gibt es auch verschiedene Praxisbeispiele, die verdeutlichen, das MPS-Verträge die erhofften Ziele und Erwartungen der Kunden nicht erfüllt haben. Gründe hierfür sind oftmals:

• schlecht strukturierte MPS-Verträge
• ungenaue und unzuverlässige Datenerhebungen
• mangelnde Gewissenhaftigkeit in der Konzeptionsphase
• Fehlverhalten bei der Berücksichtigung der strategischen Ziele von Beginn an

Was ist Managed Print Service?

Dazu haben wir ein tolles Video für euch:

Weitere Informationen und den Kontakt zu uns findet ihr auf der Leistungsseite: Managed Print Service

Wir führen mit einem indviduellem und gemeinsam entwickelten Konzept dein Unternehmen zu einer MPS-Lösung die passt.

Die Konversation um Managed Print Service neu gestalten!

Meistens kann ein grundlegendes Problem bereits Differenzen zwischen den Kundenbedürfnissen und den finalen Programmergebnissen bewirken. Anders ausgedrückt erfüllt MPS meist nicht die Erwartungen des Kunden, wenn es zur Kostenreduktion kommt.

Dies geschieht dadurch, dass sich zu stark auf die Druckoptimierung als Schlüsselvariable für den Programmerfolg konzentriert wird. Um jedoch eine optimale Durchdringung im KMU zu erzielen, ist es notwenig, dass beide Seiten gewissenhaft zusammenarbeiten, um die Konversation über MPS gemeinsam neu zu gestalten. Arbeitswelten die zukunftsfähig sind, müssen den Bedürfnissen der Menschen im Unternehmen angepasst sein.

Nur eine Reduktion der Druckkosten rentiert sich im KMU einfach nicht!

Die fundamentale MPS-Botschaft, dass Kosten reduziert werden müssen, steht nicht für alle KMUs an erster Stelle. Oft suchen viele kleine Unternehmen nach unmittelbaren Kostenersparnissen durch MPS, allerdings ergeben sich aufgrund der aktuell geringen Druckkosten oft nur wenig direkte Einsparungen. Eine Kostenreduktion von 20-30% erscheint nach einem großen Anteil, bezweckt jedoch in absoluten Werten ausgedrückt nur eine geringe Auswirkung.

Bedarfsgerechte Analyse der KMUs für MPS!

Im Unternehmenssektor werden hauptsächlich spezielle druckbasierte Komponenten berücksichtigt: das Zusammenlegen von Geräten, das Eliminieren bzw. signifikante Reduzieren von Druckprodukten, Papierverbrauchsenkung und die Entwicklung einer digitalen Inhalts- und Sicherheitsstrategie. Zusätzlich die Komplexität von Papierdokumenten, die auch im Home-Office oder an externen, weiteren Arbeitsplätzen gedruckt werden können und so Sicherheitsstandards in Frage stellen können.

Die Wirklichkeit der Bedürfnisse von KMU-Kunden sieht komplett anders aus:

Wie schon gesagt ist es ein Wunsch die Anzahl der Drucke zu reduzieren, jedoch versuchen die meisten KMU-Kunden beispielsweise mehr Farbe zu drucken und nicht weniger. Hierfür ist es wichtig, eine kosteneffiziente Lösung für die Unternehmen zu finden. Demnach muss der Fokus beim MPS auf die speziellen Bedürfnisse des Anwenders und über die herkömmlichen Druckgrößen hinaus gelegt werden.

Des Weiteren haben KMUs nur begrenzte IT-Ressourcen, welche sich derzeit folgenden dokumentenbezogenen Herausforderungen stellen müssen:

• die Digitalisierung von Papierdokumenten
• Cloud-Dienste
• Inhaltssicherheit
• die Migration mobiler Technologien

Im Endeffekt liegt es im Interesse der KMUs,

• Ihre Produktivität zu steigern,
• Geräte proaktiv zu verwalten,
• Workflows zu automatisieren,
• die Belastung der IT-Mitarbeiter zu minimieren,
• Lieferanten zu konsolidieren.

Das sind Schlüsselfaktoren, welche oftmals bei der Analyse für die MPS-Bedürfnisse übersehen werden.

Sprich mit uns!

Bist du Teil eines KMU und suchst einen kompetenten Partner für MPS-Dienstleistungen? Uns ist bewusst, dass Unternehmen spezielle Anforderungen und Ziele haben. Wir führen mit einem indviduellem und gemeinsam entwickelten Konzept dein Unternehmen zu einer MPS-Lösung die passt.