Warum traditionelle Managed Print Service Messgrößen nicht überall anwendbar sind…

In den letzten Jahren hat sich enorm viel verändert. In Hinsicht des Druckgeschäftes hat sich der Markt der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) zur Hauptzielgruppe von Managed Print Service (MPS) Dienstleistern entwickelt. Das Drucken ist und bleibt eine kritische Geschäftsaufgabe für die meisten KMUs, denn die wenigsten haben einen Überblick über die Komplexität der eigenen Dokumenteninfrastruktur. Hier hat man dann nur einen beschränkten Einblick auf die Kosten des Druckens und die verwandten Prozesse. Dazu werden papierlastige Prozesse natürlich optimiert und verschlankt, die Übersichtlichkeit der Dokumente mag aber bestehen bleiben. Ein durchschnittliches 30-Menschen Unternehmen in Deutschland gibt jährlich rund 10.000 Euro für Papier, Drucker und Tinte aus! Dazu kommt das im Rahmen einer Bitkom Umfrage ein Viertel der befragten Unternehmen angab, noch nie eine einzige Papierakte digitalisiert zu haben und stattdessen zu Drucken! Gerne können wir hier ansetzen und unter Berücksichtigung der bisherigen Prozesse und des Druckvolumens gleich Digitalisieren oder man erhält erstmal effektiv den Überblick über Druckvolumina und Kosten mit Managed Print Service. Bei Managed Print Service ist vor allem die Struktur der MPS-Verträge zu beachten, auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Datenerhebungen und die Berücksichtigung der strategischen Ziele der Firma.

Die Konversation um Managed Print Service neu gestalten.

Lasst uns gerne gleich von Anfang an auf die Bedürfnisse und etablierten Prozesse eingehen, denn nur so kann das Endergebnis wirklich Mehrwert leisten. Oft entsprechen Managed Print Service nicht den Erwartungen, weil vielleicht eine Kostenreduktion erwartet wird, diese aber nicht in dem Umfang stattfindet. Fakt ist, das Druckkosten steigen. Wenn die Schlüsselvariable für den Erfolg allein die Kosten sind, wird es eventuell schwierig. Das Gebiet um die Druckkosten ist eng an die Prozesse, Digitalisierung und die Durchdringung, wie die Übersichtlichkeit der Drucklandschaft geknüpft. Von Anfang an benötigt man hier einen Partner der die eigenen Unternehmensziele mit einbezieht und auf Augenhöhe deutlich macht, wie es um die Druckerflotte im eigenen Unternehmen steht. Wir haben hier mehr als 20 Jahre Erfahrung und beziehen auch die Wünsche nach Digitalisierung und Papierlosigkeit ein, das können wir, weil wir eben beides seit Jahren tun. Drucklandschaften zu optimieren und eben zu digitalisieren.

Bloße Reduktion der Druckkosten rentiert sich oft nicht.

Die Managed Print Service Botschaft, dass Kosten reduziert werden müssen, ist nicht für alle kleinen und mittelständigen Unternehmen relevant. An erster Stelle suchen viele kleine Unternehmen nach unmittelbaren Kostenersparnissen durch MPS, aber es ergeben sich aufgrund der mitunter geringen Druckkosten einfach nur wenig direkte Einsparungen. Auch bei steigenden Druckkosten scheint eine Kostenreduktion von 20-30% groß, in absoluten Werten kann das jedoch eine geringe Auswirkung auf Kosten haben. Die Belastung liegt oft an anderer Stelle. Fehlende Workflows, eine überlastete IT und viele Lieferanten und Kontaktpartner.

Bedarfsgerechte Analyse besonders für KMUs

Im Unternehmenssektor werden hauptsächlich spezielle druckbasierte Größen berücksichtigt: das Zusammenlegen von Geräten, das Eliminieren bzw. signifikante Reduzieren von Druckprodukten, Papierverbrauchssenkung und die Entwicklung einer digitalen Inhalts- und Sicherheitsstrategie. In der Realität sind die Bedürfnisse der KMU-Kunden komplett anders: Der erste Schritt oder Wunsch ist oft die Anzahl der Drucke zu reduzieren.

Gerade KMU-Kunden möchten aber oft mehr in Farbe und guter Qualität drucken. An diesem Punkt ist es wichtig, eine kosteneffiziente Lösung für die Unternehmen zu finden. Deshalb muss der Fokus beim MPS auf die speziellen Bedürfnisse der Anwender und über die herkömmlichen Druckgrößen hinaus gelegt werden. Bei kleinen und mittelständigen Unternehmen sind oft IT-Ressourcen klein und diese müssen sich noch zusätzlich um dokumentenbezogene Herausforderungen kümmern. Heißt zu den Aufgaben der IT kommen noch: die Digitalisierung von Papierdokumenten, Cloud-Dienste, Inhaltssicherheit und die Migration mobiler Technologien. Auch IT-Mitarbeiter oder der externe Dienstleister hat wahrlich besseres und wichtigeres zu tun als Geräte aktiv zu verwalten. In die Beratung und den MPS-Vertrag gehört also die proaktive Verwaltung der Geräte, die Automatisierung der Worfklows, die Belastung der IT-Menschen zu minimieren und Lieferanten zu konsolidieren. All dies sind Schlüsselfaktoren, die zu oft bei der Analyse für die MPS-Bedürfnisse übersehen werden.

Der sofortige Mehrwert mit 5 hilfreichen Fragen, um Zeit und Geld zu sparen

  1. Muss ich alles drucken oder ist das ein eingeschliffener Prozess/Gewohnheit?
  2. Was kostet mich das Drucken im Unternehmen jährlich?
  3. Wie viel Zeit verbringen Menschen im Unternehmen mit der Verwaltung der Druckprozesse?
  4. Wie sehen die Prozesse für dokumentenlastige Aufgaben aus?
  5. Was steht mir im Weg meine Arbeitswelt weiter zu digitalisieren?

Sprecht mit uns!

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind wir der vertrauensvolle Ansprechpartner aus der Region für eure MPS-Dienstleistungen! Uns ist bewusst, dass die Anforderungen eures Unternehmens individuell sind und wir behalten euer Ziel mit im Auge und entwickeln eine passende Lösung für mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Über MPS-Dienstleistungen hinaus mit dem Mehrwert für euch im Blick.

​Den digitalen Arbeitsplatz auf eine neue Ebene heben, egal ob auf Computern, mobilen Geräten​ oder im Büro und auf Multifunktionsgeräten dort oder im Homeoffice und immer mit der Drucklandschaft im Blick mit fairen MPS-Dienstleistungen.​

Mehr zu Managed Print Service der e-dox AG erfahren? Beim Thema Digitale Dienste, Managed Print Service, Multifunktionsgeräte und -drucker unterstützt unsere Antje euch gerne. Telefonisch gerne hier: 0341 30 34 59 11 oder natürlich wie ihr gerne wollt via unserer Kontaktseite!

Kostenfreie Informationen zu Managed Print Service auch gerne mit einer E-Mail zu Antje!
Published On: Februar 14, 2023Categories: TippsTags:

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