Die Möglichkeiten von Microsoft 365 vervielfachen

Heute schauen wir uns einmal an, wie wir Microsoft 365 mit M-Files® kombiniert zu einem effektiven Allzweckwerkzeug macht. Eine große Anzahl von Unternehmen verlässt sich auf Microsoft 365 als primäre Lösung. Natürlich hat die Office-Suite seine Stärken: Die Zusammenarbeit und das Teilen und Erstellen von Inhalten ist einfach und schnell. Die Verwaltung der Inhalte und Dokumente und somit das Informationsmanagement werden aber leider oft vernachlässigt. Hier unterstützt M-Files mit einer besseren Unterstützung von Geschäftsprozessen, um die Informationshoheit zu behalten. M-Files lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und dient dann als einzelner Zugangspunkt für alle Unternehmensdaten. Der Vorteil ist die weiterhin vertraute MicrosoftBenutzeroberfläche. Unabhängig verwaltet man so alle verknüpften Daten effektiv und intelligent in gewohnter Weise ohne lange zu suchen.

Was passiert in der Praxis bei ineffizienten Abläufen?

Wenn die Mitarbeiter im Unternehmen nicht schnell genug arbeiten können, dann suchen diese sich Abkürzungen oder fallen in alte Muster zurück. Auf diesem Wege werden wieder Dokumente in Ordnern auf dem Server abgelegt, und zwar so, wie jeder einzelne das für richtig hält. In solchen Fällen existieren mehrere Versionen, mehrere Ordner und unterschiedliche Versionen der mitunter gleichen Informationen. – Hier hilft M-Files, die Komplexität zu reduzieren. Das Anlernen der Mitarbeiter für diese lästigen Prozesse entfällt auch, weil M-Files sich im Hintergrund darum kümmert.

Herausforderung Nummer 1

Informationen sind schwer zu finden: hohes Risiko bei Nichteinhaltung der Namensgebung, mit den automatisierten Berechtigungen und den integrierten Kontrollen der Rechte die richtigen Informationen auf Anhieb zu finden

• Informationen werden in OneDrive, SharePoint, Teams und in Systemen abseits von Microsoft gespeichert
• Mitarbeiter müssen sich selbst an das richtige System und den richtigen Speicherort erinnern
• Die Prüfung, ob ein Dokument die neueste Version und die den aktuellen Status wiedergibt, obliegt dem Nutzer

-> Lösung zur Herausforderung Nummer 1

Eine eindeutige Quelle der Wahrheit mit kontextbezogener Suche, automatisierten Berechtigungen und integrierten Kontrollen 

• M-Files verbindet sich mit allen angebundenen Quellen und Systemen, um einen eindeutigen Quell der Wahrheit zu schaffen.
• Die kontextbezogene Suche hilft dann, Informationen auf der Grundlage dessen ausfindig zu machen, WAS sie sind, und nicht, WO sie sind.
• Dokumentenstatus und Versionshistorie sind leicht zugänglich.

Herausforderung Nummer 2

Manuelle und ineffiziente Abläufe

• Das Informationsmanagement beruht auf manuellen Verfahren und der Sorgfalt der Mitarbeiter.
• Es gibt keine automatisierten Regeln dafür, wie Dateien zu benennen oder wo sie zu speichern sind.
• Geschäftsprozesse werden manuell ausgeführt und nachverfolgt, was Zeit und Geld kostet.

-> Lösung zur Herausforderung Nummer 2

In Microsoft 365 eingebettete Workflow-Automatisierung

• M-Files unterstützt Anwender bei der Erstellung neuer Inhalte und der Ablage vorhandener Dokumente.
• Details wie die Benennung von Dateien, Berechtigungen oder der nächste Prüfer/die nächste Kontrollinstanz werden automatisiert.
• Workflows, Ansichten, Aufgaben und Benachrichtigungen helfen, die tägliche Arbeit zu organisieren.

Herausforderung Nummer 3

Erhöhtes Risiko bei Nichteinhaltung

• Die Zugangskontrolle ist umständlich und schwer auf dem neuesten Stand zu halten.
• Richtlinien und Verfahren beruhen auf der Sorgfalt der Mitarbeiter.
• Prüfpfade können bei Problemen mit der Zugangskontrolle und der Duplizierung von Dokumenten unterbrochen werden.

-> Lösung zur Herausforderung Nummer 3

Automatisierte Berechtigungen und integrierte Kontrollen

• Mit M-Files ist die Zugriffskontrolle automatisiert und folgt dem Rhythmus und den Regeln des Unternehmens.
• Compliance-Kontrollen sind in die tägliche Arbeit eingebettet.
• Bei jedem Zugriff auf Inhalte und jeder Bearbeitung wird ein elektronischer Prüfpfad erstellt.

Intelligenter Arbeiten

Die Verknüpfung und die Zusammenarbeit von M-Files und Microsoft 365 ermöglicht es Wissensarbeitern, in jedem Kontext sofort die richtigen Informationen zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Informationskontrolle zu gewährleisten. Gerade Unternehmen, die Microsoft 365 im Einsatz haben, holen mit der Zusammenarbeit von M-Files und der Office-Suite die Investition schnell wieder rein. Damit geht eine bessere Kundenerfahrung und eine höhere Arbeitsqualität und eine geringere Fehlerrate einher.

Als Architekten digitaler Arbeitswelten, ist es uns wichtig, mit euch gemeinsam Arbeitswelten zu gestalten, die den Menschen stärken. Die Verknüpfung von M-Files und Microsoft 365 ist ein wichtiger und effektiver Schritt Fehler zu verringern und die Arbeit zu erleichtern.