Durch intelligenteres Scannen nie mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden.

Was steckt hinter dem Namen? Alles.

Die Intelligent Filer App macht das Benennen, Organisieren und letztendlich das Auffinden wichtiger Dokumente zum Kinderspiel. Keine Zeit mehr mit manueller Bennenung und der Suche nach wichtigen Informationen verschwenden.

Mit den Xerox Druckern zu einer intelligenten Ablage:

Arbeitsabläufe straffen, Dokumente intelligenter ablegen und komplexe Prozesse bändigen. Alles mit den Assistenten mit Xerox ConnectKey Technologie, sowie passenden Apps, um die Arbeitswelt zu erleichtern. Unternehmen müssen heute effizienter als je zuvor wertvolle Inhalte verwalten. Die Ablage soll digital und intelligent sein. Fakt ist: Arbeitnehmer, insbesondere solche, die in Teams arbeiten, sind aufgabenorientiert und stehen unter massiven Zeitdruck. Die Suche nach dringend benötigten Dokumenten verschwendet Zeit und unübersichtlichen Online Ablagesystemen verringern die Produktivität der Mitarbeiter. Dokumente am richtigen Ort und unter dem richtigen Namen
reduzieren den Zeitaufwand für die Suche nach ihnen. So wird das Unternehmen produktiver, unabhängig davon, ob wir im Büro oder von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten. Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter beim Scannen oft unter Zeitdruck stehen und dabei unliebsame Aufgaben abkürzen und sich dann eventuell auch nicht immer an Benennungsrichtlinien halten. Man verlässt sich auf die generische Benennung oder tippt zu schnell. Dabei werden Dokumente oft gescannt, abgelegt und nie wieder gefunden. Was, wenn es nun um eine wichtige Vereinbarung geht? Diese wird zu keinem Zeitpunkt überprüft und unterzeichnet. Die Rechnung? Kommt nie in der Buchhaltung an, um bezahlt zu werden und die Korrespondenz? – wird nie beantwortet.

In einer idealen Welt, wäre es doch schön, wenn Dokumente automatisch gescannt und am richtigen Ort mit dem richtigen Namen automatisch zugeordnet wird. Dafür gibt es eine App. Die Xerox Intelligent Filer App. Es gibt viele Möglichkeiten, Dateien zu übertragen und abzulegen, aber Intelligent Filer macht es intelligenter und schneller. Mache dir die künstliche Intelligenz zunutze. Die Xerox Intelligent File App analysiert das gesamte Dokument und definiert selbstständig den Ablageort und die richtige Kategorie. Alles beginnt mit der korrekten Identifizierung des Dokumententyps. Die künstliche Intelligenz ermittelt anhand des Inhalts und der Struktur des Dokuments schnell den richtigen Ordner. Jede Kategorie hat einen definierten Ablageort, sodass der richtige Ordner für eine schnelle Weiterleitung angezeigt wird – mit dem korrekten und perfekten Namen. Die vordefinierte Benennungsstruktur wird automatisch mit den extrahierten Daten aus dem Dokument gefüllt. Das spart Zeit am Gerät. Eine konsistente Namensgebung, die strukturiert und intelligent ist, sowie den Benennungskonventionen des Unternehmens entspricht. Keine Rechtschreibfehler mehr und eine leicht zu findende Datei. Ein durchsuchbares PDF-Dokument im richtigen Ordner. Der Vertrag? Unterschrieben. Die Rechnung kann pünktlich bearbeitet werden und die Korrespondenz wird pünktlich beantwortet. So sparen wir wertvolle Zeit und Geld, da wir keine Minuten oder sogar Stunden mit der Suche nach den richtigen Dokumenten zu verschwenden. Endlich ein effizienter und intelligenter Ablageprozess mit der Xerox Intelligent Filer App.