KI ist, wie Digitalisierung, wie Effizienz, wie New Work und ganz viele andere Themen etwas, das total übersteigert als Werbemittel genutzt wird, doch auch ein wichtiger Teil in unserem Arbeitsalltag und in Produkten, die wir, bei der e-dox AG anbieten. Schauen wir uns heute einmal KI im Dokumentenmanagement an.

Wie KI dein Dokumentenmanagement auf ein neues Level hebt

Stell dir vor, dein Arbeitsalltag wird einfacher, schneller und organisierter – kein ewiges Suchen nach Dokumenten, keine manuelle Datenverarbeitung und keine Fehler bei der Ablage mehr. Klingt wie ein Traum, oder? Mit der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in das Dokumentenmanagement kann genau das, Wirklichkeit werden. Hier erfährst du, wie KI deine Workflows optimieren, Zeit sparen und deine Prozesse auf ein neues Level heben kann.

Warum KI im Dokumentenmanagement?

Künstliche Intelligenz ist in vielen Bereichen längst angekommen – und das zu Recht! Besonders im Dokumentenmanagement eröffnet sie völlig neue Möglichkeiten. Moderne Plattformen wie M-Files setzen bereits auf KI, um dir das Leben leichter zu machen. Stell dir vor, deine Dokumente werden automatisch erkannt, kategorisiert und richtig abgelegt. Vertragsdokumente, Rechnungen oder Angebote werden von der KI analysiert, relevante Informationen extrahiert und für dich bereitgestellt.

Hier ein paar Beispiele, was KI für dich tun kann:

• Automatische Klassifizierung: Dokumente werden direkt in die richtige Kategorie sortiert, ohne dass du dich darum kümmern musst.
• Intelligente Suche: Du suchst eine Rechnung von Anfang 2023? Die KI findet sie für dich – schnell und unkompliziert.
• Fehlerfreie Datenextraktion: Relevante Informationen wie Beträge, Kundendaten oder Fristen werden automatisch erkannt und verarbeitet.

Kurz gesagt: KI nimmt dir langweilige Routineaufgaben ab, sodass du mehr Zeit für das Wesentliche hast.

Die Königsdisziplin ist eine natürliche Unterhaltung mit der KI, die dann die entsprechenden Antworten gibt. Stellen wir uns Anfragen an die eigene Firma vor, die bestimme Daten beinhalten sollen, diese jedoch in verschiedenen Ordnern in verschiedenen voneinander unabhängigen Dateien gelagert sind. Mit der KI kann man dann zum Beispiel formulieren: „Stelle mir ein Dokument zusammen, dass die Geschäftsergebnisse 2024 beinhaltet, mit denen von 2023 vergleicht und die 3 wichtigsten Themengebiete aus unserer Produktdatenbank zusammenfasst und auf einer Seite zusammenfasst.“

Zeit gewinnen mit KI

Eines der größten Probleme in Unternehmen ist der Zeitverlust durch manuelle Aufgaben. Stundenlanges Suchen nach einer Datei oder das manuelle Auslesen von Rechnungen kann dir wertvolle Arbeitszeit rauben. Genau hier setzt KI an.

Mit einer Plattform wie M-Files, die KI integriert, kannst du deine Workflows deutlich beschleunigen. Ein Beispiel: Stell dir vor, du erhältst täglich Hunderte von Rechnungen per E-Mail. Die KI erkennt automatisch die Anhänge, liest die Inhalte aus und speichert sie direkt an der richtigen Stelle in deinem Dokumentenmanagementsystem – in Sekundenschnelle.

Ein noch konkreteres Beispiel findest du in unserer neuen App, der e-dox XRechnung für M-Files. Diese Lösung zeigt, wie wir KI nutzen, um E-Rechnungen nicht nur korrekt anzuzeigen, sondern auch effizient in deine Prozesse einzubinden. Dadurch gewinnst du nicht nur Zeit, sondern erhöhst auch die Genauigkeit deiner Workflows.

Prozesse verbessern mit e-dox AG

Als Partner von M-Files wissen wir genau, wie du dein Dokumentenmanagement intelligent gestalten kannst. Unsere Expertise hilft dir dabei, von den neuesten Technologien zu profitieren – ganz ohne komplexe Einführung. Mit unserem epido® Prozess lösen wir Knoten in Prozessen in nur 3 Monaten. Das funktioniert besonders gut bei datenlastigen Prozessen und mit dem Dokumentenmanagement. Mit KI kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch:

• Fehler minimieren: Automatisierte Abläufe bedeuten weniger manuelle Eingriffe und damit weniger Fehler.
• Transparenz erhöhen: Du hast jederzeit den Überblick über deine Dokumente und Prozesse.
• Effizienz steigern: Aufgaben wie die Dokumentenablage oder Datenextraktion laufen automatisch und im Hintergrund.

Unsere Kunden berichten von bis zu 50 % weniger Zeitaufwand bei der Dokumentensuche und einer deutlichen Verbesserung ihrer Abläufe. Das Schöne daran: Wir passen M-Files individuell an deine Bedürfnisse an, sodass du genau die Lösung erhältst, die zu deinem Unternehmen passt. Wir stellen nicht einfach irgendeine Lösung hin, wir bauen deine Arbeitswelt so, dass diese Menschen im Unternehmen stärkt.

Warum KI jetzt?

Die Frage ist nicht mehr, ob du KI in dein Unternehmen integrierst, sondern wann oder in welcher Form. Mit den aktuellen Entwicklungen und Technologien kannst du jetzt schon von diesen Vorteilen profitieren. M-Files bietet die perfekte Plattform, um KI in dein Dokumentenmanagement einzubinden – und wir von der e-dox AG stehen dir als Partner zur Seite.

Willst du wissen, wie genau das funktioniert und welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt? Dann sprich uns an! Gemeinsam finden wir heraus, wie wir deine Prozesse intelligenter, schneller und effizienter gestalten können. Lass uns gemeinsam die Zukunft deines Dokumentenmanagements gestalten – mit der Power von KI und der Expertise der e-dox AG.