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Es handelt sich um einen Branchenbegriff. Man kann auch von Druckerflottenmanagement und einem Servicepaket darum sprechen. Im Grunde geht es um die Betreuung der Druckmöglichkeiten in der Firma. So ist zum Beispiel die Beschaffung und Versorgung mit Verbrauchsmaterial ein Kernpunkt. Konkret also: Toner, Trommeleinheiten, manchmal sogar Papier. Darüber hinaus erstreckt es sich bis zu einem funktionierendem Helpdesk, der wiederum die eigene IT weniger belastet.
Mit Helpdesk ist oft ein klassischer Telefonservice gemeint. Hilfe bei der Bedienung oder die Meldung von Problemen ist möglich. Durch die telefonische Meldung kann auch ein Techniker im Feld in Anspruch genommen werden, der dann von dem Dienstleister ausgesandt wird. Zusammengefasst als Service, spricht man so vom Managed Print Service.
Über viele Jahre gab es einen Wandel bei diesen Dienstleistungen. Am Anfang hat man pro gedruckter Seite gezahlt. Mit den Kosten für gelieferte Toner, Trommeln und Technikerbesuche in diesen Seiten mit eingerechnet.
Das Leistungsspektrum wurde komplexer. Nun werden Scans mit abgerechnet und der breitere Funktionsumfang der Geräte. Neben dem Drucken und Scannen, gibt es die Möglichkeiten zum Vorlesen von Texten, Übersetzungen, Texterkennung und die Einpflege in bestehende Softwaresysteme, als auch Arbeitsabläufe mit Vorsortieren und Vorbereitung zu vereinfachen.