Zugang zu Dokumenten überall – M-Files

Herausforderungen der Arbeitswelt meistern: Zugang zu Dokumenten überall – mit M-Files kein Problem!

Viele Unternehmen sehen sich mit einer neuen Realität konfrontiert, die ein deutlich flexibleres Arbeitsumfeld erfordert. Um Fachkräfte zu halten und zu gewinnen werden Obstkörbe und ein netter Büroplatz nicht ausreichen. Viele Menschen gehen nicht mehr zur Arbeit, die Arbeit findet uns. Egal wo! So gilt es das Unternehmen zukunftssicher zu machen. Was wenn man überall sicheren Zugriff auf Dokumente und Informationen bei gleichzeitiger Risikominimierung ermöglichen kann?

Wer nicht so gerne liest, der kann hier schon eine unserer Antworten finden:

M-Files®

Die Dokumentenmanagement Plattform, die in die digitale Arbeitswelt passt. Aktuell wurde die Benutzeroberfläche neu angeordnet und auf eine neue Ebene gehoben. Wir geben gerne einen Einblick in unserem Video zur neuen Benutzeroberfläche:

Zugang zu Dokumenten und Informationen von überall

Die Association of Intelligent Information Management (AIIM) gibt an, dass 62% der Unternehmen nach wie vor vollständig auf Netzwerkfreigaben angewiesen sind. Das bedeutet, dass der Zugang zu Dokumenten schlecht oder gar nicht vorhanden ist.

Ebenso ist das eine Herausforderung, wenn es um den Überblick verschiedener Dokumentenversionen geht. Wir wollen doch immer die eine aktuelle und korrekte Version für alle Mitarbeiter verfügbar haben. Wenn verschiedene Versionen auf persönlichen Laufwerken gespeichert und über E-Mail hin- und hergeschickt werden, führt dies schnell zu einem totalen Versionschaos. Bei der Lösungssuche ist es notwendig skalierbare und agile Lösung für spezifischen Probleme zu finden, denn dann sind diese auch in Zukunft auf die jeweilige Situation anpassbar. Es ist somit wichtig eine Lösung zu wählen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Inhalte zu finden, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind (ERP, CRM, Netzwerkordner, …) und am besten ohne die Notwendigkeit einer Datenmigration. Wenn wir klein anfangen und uns nachher weiter steigern und anpassen, erzielen wir maximalen Mehrwert mit Zugriff auf alle Relevanten Daten vom ersten Tag an.

 

Zusammenarbeit und Kundenzufriedenheit

Die Arbeit aus dem Homeoffice oder generell flexibler ist die neue Realität. Die Kunden erwarten natürlich weiterhin einen hervorragenden Kundenservice. Um so etwas zu bewerkstelligen brauchen wir einen einfachen und effizienten Zugang zu korrekten Daten, sowie eine nahtlose interne und externe Zusammenarbeit. Wenn keine zentrale, leicht zugängliche Dokumentenablage existiert, wird Zeit mit der Neuerstellung von Dokumenten verschwendet! Die Mitarbeiter navigieren zwischen verschiedenen Silo-Systemen und Werkzeugen für die Zusammenarbeit, ohne einen Einblick in den gesamten Prozess zu erhalten.

Bei der Suche nach einer Lösung für diese Herausforderungen muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter aus der Ferne mit derselben Benutzererfahrung wie vom Büro aus auf alle Daten zugreifen können. Unabhängig davon, ob sie in Outlook, Teams, Salesforce oder anderen Tools arbeiten, können sie direkt von dieser Oberfläche aus auf Informationen zurückgreifen. Sie wissen, dass es keine Duplikate gibt, und können problemlos mit Kollegen an den Dokumenten gemeinsam arbeiten und diese sicher mit internen und externen Benutzern austauschen.

Informationen sicher verwalten

Den Fernzugriff auf alle relevanten Daten zu ermöglichen, ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Gleichzeitig haben wir ein unmittelbares Risiko für die Datensicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Datenzugriff so ermöglicht wird, dass die Sicherheit und der Schutz dieser Daten gewährleistet sind. Persönliche File-Sharing-Anwendungen der Mitarbeiter stellen einen schwierigen Teil dieses Dilemmas dar, da sie oft nicht das gleiche Maß an Sicherheit bieten wie die vom Unternehmen eingesetzten Werkzeuge. Das Unternehmen hat keine Möglichkeit zu erfahren, welche Daten wo gespeichert sind. Daher drohen im Falle einer Weitergabe der sensiblen Informationen Geldstrafen und Imageverlust.

Bei der Suche nach einer Lösung zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist es wichtig, dass die Plattform sowohl heutige als auch zukünftige Probleme der Datensicherheit lösen kann. Es sollten zuverlässige, aber flexible Sicherheitsfeatures zur Verfügung stehen. Dazu gehören metadatengesteuerte Benutzer- und Zugriffsrechte, Prüfpfade, sowie Authentifizierung. Hinzu kommen die Verschlüsselung von Unternehmensdateien während der Übertragung und im Ruhezustand und die Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit.

 

M-Files® ist optimiert für Zusammenarbeit

M-Files® lässt sich in unzählige, wichtige Geschäftssysteme integrieren und bietet eine nahtlose Benutzererfahrung mit künstlicher Intelligenz unter der Haube.

telefonisch:0341 30 34 59 14