M-Files Back Office Vault

M-Files Back Office Vault

Leipzig, 02.08.2018 – Die intelligente Informationsmanagementlösung von M-Files geht mit dem neuen Paket M-Files Back Office Vault auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ein.

Intelligentes Informationsmanagement mit M-Files

M-Files geht als ECM-Plattform weit über das hinaus, was mit einem einfachen Dokumentenmanagementsystem erreicht werden kann. Der neueste Ansatz der Informationsmanagementlösungen von M-Files bricht Datensilos auf, indem ein schneller und einfacher Zugriff auf die richtigen Daten und Inhalte von jedem Geschäftssystem und Gerät aus ermöglicht wird. Das intelligente Informationsmanagement basiert auf drei Konzepten:

• Metadaten: Der Speicherort steht hinter dem Inhalt – bei der Suche nach einem Dokument ist nicht der Speicherort entscheidend, da nach Geschäftsaspekten verknüpft werden kann.
• System-neutral: Die offene M-Files Architektur ermöglicht die Verknüpfung über ein Repository hinweg – Daten können an Ort und Stelle abgerufen und verwaltet werden, ohne andere Systeme und Prozesse auf irgendeine Art zu stören.
• Intelligent: Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) wird der Benutzer dabei unterstützt, wie er mit Daten interagiert – Daten können somit korrekt und intuitiv klassifiziert und organisiert werden.

Was ist M-Files Back Office Vault?

M-Files Back Office Vault ist eine intelligente und sichere Lösung für die Verwaltung von Informationen und Dateien in Vorgängen vom Backoffice. M-Files Back Office wird mit einem vorkonfigurierten Vault geliefert, das Workflows für Buchhaltung, Personalwesen, CRM, Vertragsverwaltung, Projektmanagement und Anlagenverwaltung beinhaltet. M-Files Back Office ist für einen schnellen Verkaufszyklus konzipiert und bietet alles, was ein Unternehmen in mehrstufigen Paketen mit bis zu 50 Benutzern benötigt.

Verbindung von Geschäftsprozessen

Im Wesentlichen verbindet die M-Files Back Office-Lösung das Unternehmen mit einer Reihe intelligenter Funktionen, darunter: automatisierte Aufgaben, versionsgesteuerte Dokumente, mobiler Zugriff und die Möglichkeit, Daten zu teilen, ohne Anhänge zu senden – alle Daten werden an einem Ort zusammengehalten. Die Integration von Office und Windows sorgt für eine hohe Akzeptanz, während das Angebot „out of the box“ bedeutet, dass es schnell bereitgestellt und an nahezu alle Anforderungen angepasst werden kann.

Daten einfacher managen

Folgende Funktionen bietet M-Files Back Office Vault:

• Accounting Records Management:
  M-Files Back Office Vault verwaltet und verarbeitet Rechnungen, Quittungen, Bestellungen und Steuerdokumente, um die betriebliche Effizienz zu erhöhen und Risiken zu minimieren.
• Human Resource Management:
  Darüber hinaus können empfindliche Daten aus Mitarbeiterakten wie Kontaktinformationen oder Lebensläufe mit integrierter Sicherheit verwaltet werden.
• Asset Management:
  In der Verwaltung und Speicherung von Daten wird übersichtlich gezeigt, welche Dokumente im jeweiligen Besitz des Benutzers sind, wem sie darüber hinaus zugewiesen sind und wo eine jeweilige Datei abgelegt ist.
• Contract Management:
  Verträge werden durch M-Files Back Office Vault so organisiert, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf sie haben — dies allerdings von jedem Ort und von jedem Gerät. Transparenz und Kontrolle wird maximiert, ineffiziente Vorgänge und Kosten werden gesenkt.
• CRM Lite:
  Mit CRM Lite können Verkaufskampagnen im Überblick behalten werden und Verkaufschancen und Kontakte beobachtet werden, um dem Unternehmen zu helfen, den Umsatz zu steigern.
• Project Management:
  Das Paket von M-Files ermöglicht das Finden, Suchen und Verfolgen von Projektdateien, sowie deren Status der Dokumentation (Entwurf, genehmigt, wird geprüft). Damit kann der gesamte Projektmanagementprozess rationalisiert werden.