Willkommen in der Zukunft der Arbeitswelt

Hast du dich schon einmal gefragt, wie die Zukunft der Arbeitswelt aussehen wird. Wir machen das bei der e-dox AG quasi täglich. Wie werden wir mit unseren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten, wenn alles immer digitaler wird? Wie werden wir unsere Dokumente und Prozesse verwalten, wenn künstliche Intelligenz immer mehr Aufgaben übernimmt? Und wie werden wir unsere Arbeitsplätze gestalten, wenn wir mehr Flexibilität und Nachhaltigkeit brauchen? Gute Werkzeuge nehmen uns Aufgaben ab, aber doch nimmt die Komplexität in der Arbeitswelt zu.

In diesem Artikel möchten wir euch einige spannende Entwicklungen vorstellen, die die Büroautomatisierung im Zeitalter der KI prägen. Dabei verweisen wir auf den interessanten Artikel von Deborah Hawkins (von Keypoint Intelligence), also direkt aus der Marktforschung, der kürzlich auf dem Blog OFFICE ROXX erschienen ist. Als Architekten digitaler Arbeitswelten finden wir uns genau diesem Bereich, also der Digitalisierung wieder. Wir sind mehr als nur ein Anbieter von Lösungen, wir beraten, arbeiten mit einem Expertenteam an Engpässen und lösen diese, wenn dazu digitale Werkzeuge nötig sind, integrieren wir diese so, dass diese die eigene Arbeitswelt stärken.

Change Management, digitale Werkzeuge und der Mensch im Mittelpunkt

Change Management ist die systematische Gestaltung und Begleitung von Veränderungsprozessen in Organisationen. Es soll die Widerstände und Risiken minimieren und die Chancen und Potenziale maximieren, die mit dem Wandel verbunden sind. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist Change Management besonders wichtig, da sie oft flexibler und schneller auf die sich wandelnden Anforderungen der Kunden, des Marktes und der Gesellschaft reagieren müssen. Deshalb ist es uns wichtig an dieser Stelle drei Tipps aufzuführen, wie Change Management erfolgreich angegangen werden kann:

• Klare Ziele und Visionen definieren: Ein Change-Prozess braucht eine klare Richtung und einen Sinn, der alle Beteiligten motiviert und inspiriert. Die Führungskräfte sollten die Ziele und Visionen des Wandels klar kommunizieren und erklären, warum sie notwendig und vorteilhaft sind. Dabei sollten sie auch die Bedenken und Ängste der Mitarbeiter ernst nehmen und ihnen Unterstützung anbieten. Dieser Schritt hat auch eine enorme Bedeutung bei unserer Digitalisierung mit epido®.
• Mitarbeiter einbeziehen und beteiligen: Ein Change-Prozess ist nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeiter ihn mittragen und mitgestalten. Die Führungskräfte sollten die Mitarbeiter frühzeitig und regelmäßig informieren, ihnen Feedback geben und Feedback einholen, ihnen Mitsprache- und Mitgestaltungsmöglichkeiten bieten und ihre Ideen und Vorschläge wertschätzen. Dabei sollten sie auch die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen Mitarbeitergruppen berücksichtigen. Das realisieren wir in der Praxis mit unseren Kunden und einem Expertenteam im SCRUM.
• Lernen und Anpassen fördern: Ein Change-Prozess ist kein linearer und statischer Vorgang, sondern ein dynamischer und iterativer Lernprozess. Die Führungskräfte sollten daher eine Lern- und Fehlerkultur etablieren, die es erlaubt, aus Erfahrungen zu lernen, Experimente zu wagen, Hypothesen zu testen und Anpassungen vorzunehmen. Dabei sollten sie auch die Erfolge und Fortschritte des Wandels messen, dokumentieren und feiern. Dabei handelt es sich in der Praxis oft um eine Initialzündung für weitere Veränderungen und Verbesserungen.

Das Beispiel mit der Cloud

Nehmen wir einmal die Cloud als unverzichtbares Element der digitalen Transformation an. Die Cloud ist nicht nur ein Speicherort für Daten, sondern auch eine Plattform für intelligente Dienste, die unsere Arbeit erleichtern und verbessern können. Die Cloud ermöglicht es uns, jederzeit und überall auf unsere Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und zu teilen. Außerdem können wir in der Cloud von künstlicher Intelligenz profitieren, die uns hilft, Informationen zu analysieren, zu verstehen und zu nutzen. Ein ideales Werkzeug für hybride oder komplexe Arbeitswelten, die an vielen Orten auf unterschiedliche Informationen zugreifen müssen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Dokumente sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Büroarbeit. Auch wenn diese oftmals digital daherkommen. Statt Papierdokumente nur auszudrucken oder zu scannen, können wir sie heute in wertvolle Daten umwandeln, die uns neue Erkenntnisse liefern. Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung können wir Dokumente nicht nur erfassen und klassifizieren, sondern auch ihren Inhalt verstehen und verarbeiten. Dabei kommen Technologien wie maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und künstliche Intelligenz zum Einsatz. Es können zum Beispiel Rechnungen automatisch erfasst, geprüft und verbucht werden. Verträge automatisch generiert, überprüft und aktualisiert werden oder Personalakten automatisch anlegt, gepflegt und gelöscht werden.

Der Mensch im Mittelpunkt der Arbeitswelt

Die Gestaltung unserer Arbeitswelt hat einen großen Einfluss auf unsere Produktivität, Kreativität und Zufriedenheit. Deshalb sollten wir unsere Arbeitswelt so gestalten, dass sie unseren Anforderungen entspricht und uns unterstützt. Gestern fiel in einem unseren Meetings der Begriff: „Dulli-Aufgaben“, also unliebsame, repetitive und langweilige Aufgaben – diese sollten, ja müssen automatisiert und digitalisiert werden. Warum sollten kreative Experten, die an wertschöpfenden Aufgaben arbeiten könnten, diese Aufgaben erledigen?  An dieser Stelle bieten Werkzeuge (mitunter schon vorhanden) einfach mehr Komfort, Sicherheit und Effizienz. Geräte können ferngesteuert werden und die Arbeitswelt an die Umgebungsbedingungen angepasst und verändert werden.

Fazit

Wie du siehst, gibt es viele spannende Möglichkeiten, wie wir unsere Arbeitswelt im Zeitalter der KI automatisieren können. Dabei geht es nicht darum, unsere Arbeit zu ersetzen, sondern sie zu ergänzen und zu bereichern. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Büroarbeit digitalisieren kannst, empfehlen wir an dieser Stelle noch einmal, den Artikel von Deborah Hawkins auf OFFICE ROXX zu lesen oder sich mit uns einmal unverbindlich auszutauschen (über unsere Kontaktseite und die Kommunikationsform, die du bevorzugst).