Die Vorteile von M-Files für Ingenieure und Architekten

Ingenieure und Architekten spielen eine entscheidende Rolle in unserer modernen Gesellschaft. Sie gestalten unsere Städte, bauen Brücken, entwerfen Gebäude und tragen zur Innovation in verschiedenen Branchen bei. Doch hinter all diesen beeindruckenden Errungenschaften verbergen sich zahlreiche Herausforderungen, die diese Fachleute täglich bewältigen müssen.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Herausforderungen von Ingenieuren und Architekten und wie die Softwarelösung M-Files Ihnen helfen kann, Ihre Projekte effizienter abzuwickeln und damit Ihre Projektmarge zu steigern.

M-Files ist eine metadatengesteuerte SaaS Lösung, welche Ingenieuren, Architekten & Projektentwicklern hilft Ihre Projektmarge zu steigern, Projekte zeitgerecht abzuschließen und die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen. Mit unserem 4-Phasen epido Prozess arbeiten wir an den individuellen Anforderungen und schaffen im Zusammenspiel mit M-Files eine Arbeitswelt, die Zeit spart, die Effizienz steigert und die Arbeit erleichtert.

Die Informationsflut komplexer Ingenieur- und Planungsprojekte beherrschen

M-Files wurde von einem Sohn eines Architekten entwickelt, um die Flut von Dokumenten & Informationen im Architekturbüro seines Vaters zu managen. Deshalb ist die Software speziell auf die Bedürfnisse von Ingenieuren und Architekten angepasst. Sie  bietet eine Vielzahl von Funktionen, die diesen Berufsgruppen helfen können, ihre Arbeit effektiver zu gestalten. In diesem Artikel werden wir einige der wichtigsten Vorteile von M-Files für Ingenieure und Architekten vorstellen.

Metadaten, Metadaten, Metadaten

Was sind eigentlich Metadaten? Metadaten sind zusätzliche Informationen über Informationen. Ein Beispiel: einem Dokument werden sozusagen weitere Informationen angehangen, ähnlich wie ein „Label“ oder das „Tagging“ .Sie bieten damit eine strukturierte Möglichkeit, um Dokumente und Daten zu beschreiben und zu organisieren. In Bezug auf M-Files sind Metadaten zusätzliche Informationen, die mit Ihren Dokumenten und Dateien verknüpft sind, um sie besser zu organisieren und leichter zu finden.

Für Ingenieure und Architekten sind Metadaten äußerst nützlich, da sie in ihrem Arbeitsalltag oft mit einer großen Menge an technischen Dokumenten, Zeichnungen und Plänen umgehen. M-Files ermöglicht es, Metadaten zu verwenden, um diese Dokumente zu klassifizieren, zu kategorisieren und zu verschlagworten. Dadurch werden die Dokumente leichter auffindbar, sodass Ingenieure und Architekten weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden und mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben.

Smart Metadata

Das M-Files Feature „Smart Metadata“ unterstützt M-Files Nutzer bei der Ablage von Dokumenten. Hierbei erkennt M-Files automatisch die zugehörigen Metadaten und heftet diese an das jeweilige Dokument. Damit sind alle wichtigen Informationen im System abgespeichert und miteinander verbunden. Mit Smart MetaData werden also alle Dokumente und technischen Unterlagen einfach und strukturiert kategorisiert, verschlagwortet und organisiert. Durch das einbeziehen von Metadaten wird es später einfacher, benötigte Informationen schneller wieder zu finden.

Zentralisierte Informationsablage

Eine der wichtigsten Funktionen von M-Files ist die zentralisierte Informationsablage und der damit verbundene Plattformgedanke. Mit M-Files wird es den Nutzern ermöglicht, zentral in M-Files Geschäftsinformationen über mehrere verschiedenen Systemen und Speicherorte (wie zum Beispiel Server oder Cloudspeicherorte wie Dropbox) zu speichern und dennoch einfachen Zugriff auf all diese Informationen haben. Dank vorhandener Konnektoren können Benutzer auch direkt aus ihrer ERP- und CRM-Lösung auf die Informationen zugreifen. Und das alles in einer Plattform.

Eine gemeinsame Version eines Dokuments

Informationen werden oft von Mitarbeitern, die in ihrem eigenen Kontext Zugriff darauf benötigen, an mehrere verschiedene Standorte kopiert. Das führt zu Chaos. Welche ist die aktuelle Version eines Dokumentes? Nur eine Version eines Dokuments stellt sicher, dass alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten. Dadurch wird die Konsistenz in Planung, Entwurf und Ausführung gewährleistet. Das Verwalten und Abgleichen mehrerer Versionen ist zeitaufwendig und ineffizient. Es verschwendet wertvolle Ressourcen. Dank des intelligenten Informationsmanagements von M-Files verwendet jeder nur die eine korrekte Version eines Dokuments – Kopien sind überflüssig.

Zusammenarbeit im Team und mit Lieferanten

M-Files verbessert die Zusammenarbeit von Ingenieuren und Architekten in einem Unternehmen, indem es eine effiziente und zentralisierte Plattform für die Verwaltung von Dokumenten und Projektdaten bietet. Mit M-Files kann problemlos ortsunabhängig auf wichtige Informationen und Pläne zugegriffen werden. Das heißt es ist egal, ob Sie auf der Baustelle oder von Zuhause auf einen Projektplan zugreifen wollen. Alle Informationen sind stets griffbereit. Dokumente können in Echtzeit bearbeitet und mit Teammitgliedern sowie Lieferanten geteilt werden. Das stärkt die Zusammenarbeit.

Sicherheit

M-Files bietet eine umfassende und vielschichtige Sicherheitsinfrastruktur, die dazu beiträgt, die Vertraulichkeit und Integrität von Daten in Unternehmen zu gewährleisten. Dies ist entscheidend, um die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden und Partner zu stärken. Dazu gehören beispielsweise Mehrfaktor-Authentifizierung, LDAP-Integration und Sicherheitsaudits.

Ihr wollt mehr Informationen zu M-Files? Telefonisch erreicht ihr uns unter 0341 30 34 59 14 oder natürlich wie ihr gerne wollt via unserer Kontaktseite!