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Führt Zeiterfassung zu höherer Produktivität?
Leipzig, 26.03.2019 – Eine Erfassung der Arbeitszeit ist im New Work ein wichtiges Werkzeug. Es stellt sich jedoch die Frage, wie eine geeignete Zeiterfassung aussehen muss und welchen Einfluss sie auf die Produktivität im Unternehmen haben kann.
Zeiterfassung ist gleichzusetzen mit Kontrolle und Überwachung der Mitarbeiter – dieses Vorurteil steht häufig im Raum, wenn es um das Thema „Zeiterfassung“ geht. Die Kontrolle ist dabei jedoch ein sowohl positiver als auch negativer Nebeneffekt dieses Instruments.
Was bringt mir die Zeiterfassung?
Eine Erfassung der Arbeitszeit bietet einige Vorteile, von denen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren können.
Die persönliche Selbstkontrolle kann durch eine transparente Zeitplanung ansteigen. Hier zählt nicht eine eventuelle Rechenschaft gegenüber dem Chef oder Vorgesetzten, sondern einzig und allein die eigene Verantwortlichkeit.
Ebenso kann die Produktivität jedes Mitarbeiters steigen, wenn die Zeitaufwendung für bestimmte Aktivitäten bewusst gemacht wird. Sobald man eine Aufschlüsselung vor sich hat, die deutlich macht, welches Projekt wieviel Zeit von einem abverlangt, kann und sollte man daraus entsprechende Schlüsse ziehen.
Durch die Arbeitszeiterfassung können Sie Zeit- und personalintensive Projekte identifizieren und durch das Hinzuziehen von anderen Mitarbeitern oder zeitliches Verschieben optimieren. Für zukünftige Projekte und Aufgaben kann der Mitarbeiter somit den zeitlichen Aufwand besser einschätzen und beurteilen.
Für den einzelnen Mitarbeiter kann außerdem deutlich gemacht werden, ob und wieviele Überstunden er derzeit und durchschnittlich absolviert und es kann gegengesteuert werden. Dies sollte im Sinne des Arbeitnehmers geschehen, der Verantwortliche sollte die Work-Life-Balance seiner Mitarbeiter im Hinterkopf behalten. Im Einzelfall können Sie Projekte und Aufgaben unternehmensintern verschieben oder aufteilen, um den Stress und die Belastung auf mehreren Schultern zu verteilen.
Wie passt das mit einer selbstbestimmten Arbeitsweise zusammen?
Klar ist, dass die Zeiterfassung nicht gerade für Individualität und Selbstbestimmtheit steht. Allerdings ist dies wiederum stark abhängig von dem Kontex, in dem Sie die Arbeitszeiterfassung einsetzen, beziehungsweise eben auch nicht einsetzen. Wenn die Erfassung als reines Überwachungswerkzeug dient, um lediglich die Zeitausnutzung zu optimieren und gegebenenfalls anzupassen, erfolgt eine Beeinträchtigung der persönlichen Freiheit des Arbeitnehmers. Daher sollte jeder Verantwortliche im Unternehmen mit einer Zeiterfassung offen und transparent umgehen, um Missverständnissen vorzubeugen. Dies kann auch zu einem besseren Verständnis und einer höheren Akzeptanz für Erfassungssysteme beitragen.
Passt nicht für jeden Mitarbeiter
Wie immer gibt es kein Allheilmittel für die Produktivität. Vielmehr sollte jedes Unternehmen individuell darüber entscheiden, für welche Mitarbeiter eine Arbeitszeiterfassung eine Verbesserung bringen kann. Es wird immer Abteilungen geben, die an Zeiten und Verfügbarkeiten von Anderen gebunden sind (Beispiel: Mitarbeiter mit stetigem Kundenkontakt). Für diese kann eine Zeiterfassung unter Umständen nicht zielführend sondern eher hinderlich sein.
Umsetzung
Wenn Sie sich als Unternehmen für eine Zeiterfassung entscheiden, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen zu klären. Eine Software zur Arbeitszeiterfassung sollte sich in den bestehenden Workflow integrieren lassen, um jedem Mitarbeiter einfach und schnell zur Verfügung zu stehen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Tool nicht hinderlich bei der Arbeit ist, sondern die Mitarbeiter es mit so wenig wie möglich zusätzlichem Aufwand bedienen können.
Am modernen digitalen Arbeitsplatz ist ein Tool zur Zeiterfassung einfach integrierbar, um es den Mitarbeitern so leicht wie möglich zu machen.