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7 Sicherheitsaspekte, die man beim Druckerkauf beachten sollte
Spielt ihr mit dem Gedanken, für das Unternehmen neue Drucker oder Multifunktionsgeräte anzuschaffen? Natürlich sind technische Details, Leistung oder Funktionen wichtig. Doch gerade bei Unternehmen wird oft nicht oder zu wenig auf die Sicherheit beim Druckerkauf und der Benutzung geachtet. Immer häufiger sind Drucker und Multifunktionsgeräte die Ursache für IT-Überfälle in Unternehmen.
Datensicherheit und Datenschutz ist dieser Tage ein starkes Stichwort und das aus gutem Grund! Nicht nur kleine und mittlere Unternehmen sind oft Ziele von Cyberattacken, auch größere Organisationen sind oft Opfer „digitaler Überfälle“, jüngst auch zum Beispiel in Anhalt-Bitterfeld. Studien belegen, dass Datenraub, Viren oder andere Hackerangriffe keine Seltenheit mehr sind. Wenn das Unternehmen sich nicht umfangreich mit dem Thema IT-Sicherheit beschäftigt, dann solltet ihr dies umgehend tun, um hier nicht eine böse Überraschung zu erleben.
Daher nun sieben Tipps für Sicherheit beim Druckerkauf:
- Sicheres Drucken
Mitarbeiter drucken ihre Dokumente, diese bleiben jedoch oft vergessen ausgedruckt in der Ausgabe des Geräts liegen. Jeder, der vorbei läuft, kann diese Dokumente einsehen, obwohl diese nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Schaffen wir hier Abhilfe, indem wir Drucker oder Multifunktionsgeräte kaufen, die Aufträge nur nach einer Authentifizierung des jeweiligen Nutzers ausdrucken. Sie schützen das Gerät mit einem Passwort individuell für jeden Mitarbeiter, sodass gedruckte Dokumente nicht mehr vergessen im Gerät liegen bleiben.
- Druckverschlüsselung
Sensible Daten sollten nur verschlüsselt zum Drucker gesendet werden, da sie sonst Angriffsfläche für Hacker bieten. Mit einer Datenverschlüsselung schützen wir Dokumente während diese vom PC, Smartphone oder Tablet zum Drucker gesendet werden.
- Daten löschen
Der PC ist im gesamten Datennetzwerk des Unternehmens ein kritischer Punkt in Bezug auf Hackerangriffe. Nicht nur diese sollten mit Antivirussoftwares geschützt werden, sondern auch die Drucker und Multifunktionsgeräte. Stellen wir also sicher, dass Drucker, den Datenspeicher regelmäßig löschen.
- In der Cloud speichern
Ein großes Sicherheitsrisiko sind Mitarbeiter im Unternehmen, wenn zum Beispiel Dokumente gescannt werden und manuell in die Cloud oder an Speicherorte geladen werden. Geeignete Drucker und Multifunktionsgeräte helfen, diese Dokumente sicher und automatisiert in die Cloud zu laden. So verbessert man nicht nur die Sicherheit, sonder beschleunigt auch Prozesse.
- Sicherung mit einem Passwort
Auch Aktenschränke und Ordnungssysteme sind sicher, wenn diese unzugänglich und/oder abgeschlossen sind. Bei Druckern und Multifunktionsgeräten ist das nicht anders. Sichern wir also Daten in und an den Geräten mit Passwörtern. Klare Prozesse führen hier auch zu einer besseren Produktivität und mehr Sicherheit.
- Aktives Monitoring
Wenn keine Druckerüberwachung oder auch Drucker Monitoring vorhanden ist, erfasst man nicht wer was oder wieviel druckt. Somit laufen sensible Informationen durch das Gerät und keiner weiß darüber Bescheid. Multifunktionsgeräte haben dafür Pfade, die helfen Informationen zu erkennen und sicher zu speichern.
- Passwortgeschütztes Scannen
Um sensible Informationen nicht in falsche Hände gelangen zu lassen, sollte Scannen nur eingeschränkt möglich sein. So können wir mit bestimmten Druckern Dateien mit einem Passwort schützen, damit nur zugelassene Mitarbeiter Zugriff haben. Auf diese Weise lassen sich auch weitere Funktionen vor Fremdzugriff schützen und einschränken.
Beim Thema Drucker und Multifunktionsgeräte sind wir Profis. Einfach anrufen: 0341 30 34 59 11 – wir unterstützen gern!